Wikis ersetzen konfuse Mail-Ströme
Kaum haben die Entscheider in den Unternehmen zumindest einmal von Weblogs und RSS gehört oder gelesen, gerät ein weiteres Thema auf die Agenda der Unternehmen: „Wikis“ sind Webseiten, die einfach erstellt und auch im Nachhinein einfach geändert werden können. Eine Versionskontrolle sorgt dafür, dass Vorversionen immer im Zugriff bleiben und dass sichtbar ist, wer was wann geändert hat.
Der Name „Wiki“ kommt aus dem Hawaiianischen und bedeutet „schnell“. Und schnell geht bei Wikis fast alles: Die Schulung der Nutzer, das Ändern, das Verlinken der aufeinander bezogenen Seiten. Bei der Vernetzung der Inhalte ist man nicht auf lineare Hierarchien angewiesen, wie bei manchen „Outlinern“ oder Cluster-Programmen, sondern kann beliebige Verbindungen knüpfen.
Wikis kommen in Teams und Solo zum Einsatz. Ihre einfache Bedienung macht sie gerade auch für nicht-technisches Personal attraktiv und in einem Experiment lernten selbst elfjährige Hauptschülerinnen die Grundlagen in Minuten, in der nächsten Sitzung schulten sie bereits andere. in Wikis kann man kollaborativ Wissen dokumentieren, Informationen sammeln und ordnen. Verweise auf externe Webseiten lassen sich spielend leicht einbinden - bei manchen Wikis sogar Dateianhänge. Vor allem zur gemeinschaftlichen Texterstellung sind Wikis gut einsetzbar: Jeder mit Zugang kann nachvollziehbar Aspekte hinzufügen oder Fehler korrigieren. Das größte vollkommen zugangsfreie Wiki, die Wikipedia, basiert auf diesem Prinzip, wird rege benutzt und oft gelobt.
Mittels Tickerfunktion (RSS-Feed) lassen sich Änderungen auch in größeren Wikis zeitnah im Überblick behalten – die Wikipedia gibt ihr Änderungsprotokoll sogar in einen IRC-Kanal aus. Auch E-Mail-Benachrichtigungen sind möglich, konterkarieren aber einen der Hauptgründe, warum Firmen wie beispielsweise die BBC diese Technik einsetzen: Zur Entlastung der überquellenden Mailboxen.
Nicht nur eine Volltextsuche ist bereits in der normalerweise kostenlosen Wiki-Software integriert sondern auch eine Kontextsuche: Ein Klick und eine Liste aller Dokumente, die auf den vorliegenden Text verweisen, wird angezeigt.
Nicht nur die Software ist kostenlos – sie ist auch so flexibel, dass Anwender relativ schnell aus den einfachen Strukturen selbst Lösungen basteln können – LEGO lässt grüßen. Teure Entwicklungszeit, die immer auch Projektzeit ist, entfällt. Und weil das Wiki auf dem Server läuft, muss auch keine Software auf dem Desktop-Rechner liegen: Auch vom Internetcafe im Ausland aus kann man Daten abrufen und ändern.
Die Inhalte liegen in der Regel als Textdateien vor und können nahezu ohne Hürden auf andere Systeme übernommen werden.
Die einfache Baukastentechnik des offenen Systems ist auch noch kreativitätsfördernd und dient damit der Mitarbeitermotivation. Knowledge-Worker lernen, dass sie von Knowledge-Sharing profitierten – und Firma und Kunden profitieren mit.
Und wie nun einsetzen?
Im Projektmanagement und in der Dokumentation ersetzen Wikis konfuse Mail-Ströme und verhindern Versionschaos bei Dokumenten. In einem Modellfall nutzt eine Firma ihr Wiki, um zu dokumentieren, welcher Rechner mit welcher Hardware und Software ausgestattet ist - ohne teure und zeitaufwändige Datenbankentwicklung.
Teams nutzen Wikis, zur Organisation eines mailfreien Informationsflusses zwischen den Mitgliedern und als Wissensbasis für alle Beteiligten. Bei der BBC nutzen die Techniker ihr Wiki für Übergabeberichte in den Schichten und das nicht-technische Personal erstellt kollaborativ Dokumente in dieser Umgebung.
Nach außen können Wikis als Foren-Ersatz zum User2User-Support oder für den Support als einfaches FAQ-System dienen: Jede Wki-Software wird auch erfolgreich über ein Wiki supportet. Bedienungsanleitungen, Tipps und Tricks – all das lässt sich in eine Wikistruktur gießen; und die ‚Fans’ der Produkte helfen mit: Wikis binden Kunden.
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